ZF Slovakia, a. s. („ZF”)
Oznámenie o ochrane osobných údajov zamestnancov

I. Úvod a rozsah pôsobnosti

Spoločnosť ZF Slovakia („ZF”) považuje ochranu osobných údajov všetkých zamestnancov za dôležitú prioritu. Spoločnosť ZF sa zaväzuje spracúvať osobné údaje zodpovedne a v súlade s platnými zákonmi o ochrane údajov vo všetkých krajinách, v ktorých pôsobí spoločnosť ZF. Pozrite si, prosím, naše interné pravidlá ochrany údajov pre viac informácií o vymedzení pojmov, naše celkové zásady ochrany údajov a náš prístup k dodržiavaniu predpisov o ochrane údajov.

Toto oznámenie o ochrane osobných údajov zamestnancov (ďalej „oznámenie“) opisuje typy osobných údajov, ktoré spoločnosť ZF získava, ako spoločnosť ZF používa tieto osobné údaje, s kým spoločnosť ZF zdieľa Vaše osobné údaje, a práva, ktoré Vy, ako dotknutá osoba, máte v súvislosti s používaním osobných údajov spoločnosťou ZF. Toto oznámenie tiež opisuje opatrenia, ktoré spoločnosť ZF prijíma na ochranu bezpečnosti údajov, ako dlho uchovávame Vaše údaje, ako medzinárodne prenášame Vaše údaje, a ako môžete kontaktovať spoločnosť ZF ohľadne našich postupov na ochranu údajov.

II. Kontaktné údaje prevádzkovateľa

ZF Slovakia, a. s.
Strojárenská 2
917 02 Trnava

Telefón: +421 33 5959 111

III. Kontaktné údaje zodpovednej osoby v spoločnosti ZF

Zodpovedná osoba je určená.

Zodpovedná osoba sa zaoberá všetkými otázkami, ktoré sa týkajú ochrany Vašich osobných údajov. Ak máte nejaké otázky ohľadne tohto oznámenia a/alebo si chcete uplatniť svoje práva vysvetlené v oddiele X. nižšie, obráťte sa, prosím, na pani Martinu Kubičkovú, zodpovednú osobu v spoločnosti ZF Slovakia, na adrese:

ZF Slovakia, a. s.

Strojárenská 2

917 02 Trnava

Zodpovednú osobu môžete kontaktovať aj e-mailom na adrese martina.kubickova@zf.com.

IV. Kategórie spracúvaných osobných údajov

Poskytnutie osobných údajov je nevyhnutnou požiadavkou pre uzavretie zmluvy so spoločnosťou ZF, resp. požiadavkou podľa zákona alebo nariadenia, aby spoločnosť ZF mohla spravovať Váš pracovnoprávny vzťah. Spracúvané osobné údaje sú obmedzené na údaje nevyhnutné na vykonávanie účelu, na ktorý sa takéto osobné údaje získavajú.

Spoločnosť ZF spracúva nasledujúce osobné údaje:

• hlavné údaje o zamestnancovi, ako napríklad krstné meno, priezvisko, prípona mena, titul, dátum narodenia, pohlavie, rodinný stav, národnosť, identifikačné číslo používateľa;

• kontaktné informácie, ako napríklad adresa domov, číslo (mobilného) telefónu, e-mailová adresa;

• údaje súvisiace s pracovnoprávnym vzťahom, ako napríklad podrobnosti o vzdelaní, dátum prijatia do zamestnania, pracovné zaradenie, zručnosti, hodnotenie výkonu, údaje o časovom manažmente, oddelenie, osobné číslo, číslo sociálneho zabezpečenia, daňové identifikačné číslo, podrobnosti o mzde, bankový účet;

• cestovné informácie, ako napríklad čísla kreditných kariet, podrobnosti o vodičskom preukaze, podrobnosti o vízach a číslo pasu; a

• komunikačné informácie, ako napríklad prihlasovacie údaje do siete, údaje o používaní počítačového systému a údaje zahrnuté v pravidelných aktualizáciách systémov spoločnosti ZF

Citlivé osobné údaje sa budú spracúvať v kontexte zamestnania. Medzi citlivé osobné údaje patrí:

• rasový alebo etnický pôvod,

• náboženské presvedčenie,

• členstvo v odborových organizáciách,

• genetické a biometrické údaje,

• sexuálna orientácia,

• údaje o zdravotnom stave, a

• odsúdenia za trestné činy.

Takéto citlivé osobné údaje sa budú spracúvať, ak sa získa osobitný výslovný súhlas, resp. ak platí jedna z konkrétnych výnimiek stanovených podľa zákona:

1. spracúvanie je nevyhnutné na účely plnenia povinností a výkonu osobitných práv spoločnosti ZF alebo dotknutej osoby v oblasti pracovného práva a práva sociálneho zabezpečenia a sociálnej ochrany;

2. spracúvanie je nevyhnutné na ochranu životne dôležitých záujmov dotknutej osoby;

3. spracúvanie je nevyhnutné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, alebo kedykoľvek, keď súdy vykonávajú svoju súdnu právomoc; alebo

4. spracúvanie je nevyhnutné na účely preventívneho alebo pracovného lekárstva, posúdenia pracovnej spôsobilosti zamestnanca, lekárskej diagnózy, poskytovania zdravotnej alebo sociálnej starostlivosti alebo liečby, alebo riadenia systémov a služieb zdravotnej alebo sociálnej starostlivosti.

Spoločnosť ZF bude získavať osobné údaje podľa všeobecného pravidla priamo od Vás. V súlade s právnymi ustanoveniami sa však budú údaje získavať aj od tretích strán. Spoločnosť ZF bude získavať najmä relevantné informácie od zodpovedného daňového úradu, ako aj informácie o pracovnej neschopnosti od zodpovednej zdravotnej poisťovne, ak si to bude vyžadovať konkrétny prípad.

Spoločnosť ZF bude udržiavať osobné údaje spôsobom, ktorý zabezpečí ich správnosť, úplnosť a aktuálnosť.

V. Účely spracúvania údajov a právne základy

Spoločnosť ZF spracúva osobné údaje v súlade s platnými zákonmi a nariadeniami o ochrane údajov, ako napríklad všeobecné nariadenie o ochrane údajov („GDPR“) a slovenský zákon na ochranu údajov („zákon na ochranu osobných údajov č. 18/2018 Z.z.“) a len na obmedzené, výslovné a legitímne účely. Spoločnosť ZF nebude používať osobné údaje na akýkoľvek účel, ktorý je nezlučiteľný s pôvodným účelom, na ktorý boli získané, pokiaľ neposkytnete svoj predchádzajúci výslovný súhlas na ďalšie použitie.

Osobné údaje týkajúce sa zamestnancov môžu byť spracúvané na účely:

• vytvorenie, vykonávanie a ukončenie pracovnoprávneho vzťahu vrátane odborného vzdelávania;

v tomto kontexte je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na podniknutie opatrení na Vašu žiadosť pred uzavretím zmluvného pracovnoprávneho vzťahu, ako aj plnenie pracovnej zmluvy. Takéto získavanie údajov ďalej umožňujú kolektívne zmluvy.

• Správa a výplata mzdy, a výpočet odmeny a benefitov;

Vo svojej úlohe zamestnávateľa sa musí spoločnosť ZF riadiť ustanoveniami pracovného práva, práva kolektívneho vyjednávania, práva sociálneho zabezpečenia a daňového práva. Osobné údaje sa budú získavať za týmto účelom, a na základe (1) zákonných povinností, ako aj (2) na plnenie pracovnej zmluvy.

Ďalšie účely spracúvania zahŕňajú:

• nábor, povýšenie, hodnotenie výkonu a online prezentácia zamestnancov;

• kariérny rast, plánovanie nástupníctva a manažment talentov;

• riadenie a podpora pracovníkov vysielaných do zahraničia a preradenia pracovníkov;

• odstúpenie z funkcie, odchod do dôchodku, a riadenie a fakturácia dôchodkového systému;

• správa vnútropodnikovej lekárskej služby spoločnosti ZF a plánovanie pracovných ciest;

• správa údajov časového manažmentu;

• správa prístupu zamestnancov k IT systému a jeho používanie, ako aj riadenie IT zabezpečenia;

• riadenie výskumu a vývoja výrobkov, a poskytovanie technickej podpory; a

• riadenie organizácie spoločnosti

Právnym základom vyššie uvedených účelov je základná pracovná zmluva alebo prípadne ustanovenia uplatniteľného práva.

Osobné údaje sa okrem toho budú získavať na účely oprávnených záujmov buď spoločnosti ZF alebo tretej strany, ako napríklad verejné orgány, napr. na vyšetrovanie (trestných) činov alebo skutočného, resp. dôvodne podozrivého zneužitia právomoci, na dodržiavanie právnych predpisov (zhoda) a na obhajobu proti právnym nárokom alebo uplatňovanie právnych nárokov.

Spoločnosť ZF je navyše viazaná európskym protiteroristickým nariadením č. 2580/2001 a 881/2002, aby sa Vaše osobné údaje porovnali s „teroristickými zoznamami“ EÚ s cieľom zabezpečiť presadzovanie zákazu poskytovať finančné prostriedky jednotlivcom a organizáciám, ktoré spadajú pod rozsah pôsobnosti týchto nariadení.

Spracúvanie špeciálnych kategórií osobných údajov je založené na zmluvných alebo zákonných povinnostiach, ako napríklad povinnosti vyplývajúce z pracovného práva, práva sociálneho zabezpečenia a práva sociálnej ochrany. Údaje o zdravotnom stave sa smú spracúvať s cieľom posúdiť pracovnú spôsobilosť zamestnanca.

Váš výslovný súhlas môže slúžiť aj ako právny základ pre spracúvanie špeciálnych kategórií osobných údajov.

Pred použitím Vašich osobných údajov na iný účel, ako je ten, pre ktorý boli pôvodne získané, budete o takomto novom účele informovaný.

VI. Bezpečnosť údajov

Spoločnosť ZF prijala primerané technické a organizačné opatrenia na zaistenie úrovne zabezpečenia primeranej riziku. Takáto analýza rizika zahŕňa analýzu rizika ohrozenia práv dotknutej osoby, nákladov na jeho realizáciu, a povahu, rozsah, kontext a účely na spracúvanie údajov.

Tieto opatrenia zahŕňajú:

1. šifrovanie osobných údajov, ak je to vhodné/primerané;

2. schopnosť zabezpečiť trvalú dôvernosť, integritu, dostupnosť a odolnosť systémov spracúvania a služieb;

3. schopnosť včas obnoviť dostupnosť osobných údajov a prístup k nim v prípade fyzického alebo technického incidentu; a

4. proces pravidelného testovania, posudzovania a hodnotenia účinnosti technických a organizačných opatrení na zaistenie bezpečnosti spracúvania.

VII. Príjemcovia osobných údajov

Spoločnosť ZF udelí prístup k osobným údajom iba na základe potreby vedieť a takýto prístup bude obmedzený na osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na vykonávanie zmluvnej alebo zákonnej funkcie, pre ktorú je takýto prístup udelený. Oprávnenie na prístup k osobným údajom bude vždy spojené s funkciou tak, aby žiadne oprávnenie nebolo rozšírené na prístup k osobným údajom pre konkrétnu osobu. Poskytovatelia služieb budú dostávať osobné údaje iba podľa účelov zmluvy o poskytovaní služieb uzavretou so spoločnosťou ZF.

Vo svojej úlohe zamestnávateľa je spoločnosť ZF povinná, buď podľa zmluvy alebo zákona, sprístupniť osobné údaje zamestnanca príjemcom mimo spoločnosti ZF. Títo príjemcovia zahŕňajú:

• verejné orgány (daňové úrady, súdy, dôchodkové poisťovne, poisťovne sociálneho zabezpečenia atď.);

• Vaša banka(y);

• Vaša zdravotná poisťovňa;

• dlžníci tretej strany v prípade zabavenia mzdy; a/alebo

• insolvenčný správca v prípade osobného bankrotu.

VIII. Medzinárodné prenosy údajov

Medzinárodné prenosy údajov sa týkajú prenosov osobných údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (ďalej „EHP”). Medzinárodná stopa spoločnosti ZF zahŕňa prenos osobných údajov do a z iných spoločností skupiny alebo tretích strán, ktoré môžu mať sídlo mimo EHP vrátane Spojených štátov amerických. Spoločnosť ZF zabezpečí, aby sa osobné údaje prenášali iba do krajín, ktoré majú normy ochrany údajov zodpovedajúce špecifikáciám Európskej komisie. Prípadne sa budú údaje prenášať až po prijatí primeraných bezpečnostných opatrení na dostatočnú ochranu osobných údajov a zabezpečení, aby takéto prenosy údajov boli v súlade s platnými zákonmi o ochrane údajov. Aby spoločnosť ZF ochránila medzinárodné prenosy údajov, realizovala dohody o prenose údajov na základe modelových doložiek EÚ. Kópiu týchto dohôd môžete získať kontaktovaním zodpovednej osoby. Viac informácií o spoločnostiach našej medzinárodnej skupiny nájdete na intranete a pod nasledujúcim prepojením:

https://www.zf.com/corporate/en_de/company/company_profile_zf/locations_worldwide/locations_worldwide.html

IX. Uchovávanie osobných údajov

Spoločnosť ZF nebude uchovávať Vaše osobné údaje dlhšie, ako je to opodstatnené na účel, na ktorý boli pôvodne získané. Po ukončení pracovného pomeru bude spoločnosť ZF uchovávať Vaše osobné údaje len tak dlho, ako to od nás vyžaduje zákon. Hlavné zákonné povinnosti uchovávania nájdete, okrem iného, v obchodnom a daňovom zákonníku, ktoré stanovujú obdobia uchovávania a v internej smernici DL 16-01.

X. Práva na ochranu údajov

Podľa platných zákonov o ochrane údajov budete mať nasledujúce práva. Tieto práva si môžete prípadne kedykoľvek uplatniť kontaktovaním zodpovednej osoby:

Právo na prístup

Máte právo získať od spoločnosti ZF kedykoľvek na požiadanie informácie o osobných údajoch týkajúcich sa Vás, ktoré spracúva spoločnosť ZF. To zahŕňa informácie o otázkach, či a aké osobné údaje sa spracúvajú na aké účely a ktorí príjemcovia dostanú tieto údaje. Máte tiež právo bezplatne získať kópiu údajov (s výnimkou prípadu opakujúcich sa alebo neprimeraných žiadostí).

Právo na opravu

Máte právo dosiahnuť bez zbytočného odkladu opravu Vašich nesprávnych, neúplných alebo zastaraných osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú.

Právo na vymazanie

Máte právo dosiahnuť bez zbytočného odkladu vymazanie Vašich osobných údajov, ak platia zákonné podmienky. Tieto podmienky zakladajú právo na vymazanie, ak osobné údaje už nie sú nevyhnutné na účely, na ktoré boli získané alebo inak spracované, ako aj v situáciách zahŕňajúcich nezákonné spracovanie, existenciu práva namietať alebo odvolať súhlas, existenciu povinnosti vymazať údaje podľa práva Európskej únie alebo práva členských štátov EÚ, ktorými sa riadi spoločnosť ZF, alebo keď sa údaje získali vo vzťahu k ponuke služieb informačnej spoločnosti.

Právo na obmedzenie spracúvania

Máte právo požadovať, aby spoločnosť ZF obmedzila spracúvanie Vašich osobných údajov. Toto právo obmedzuje spracúvanie Vašich osobných údajov, ak napadnete ich správnosť, a to počas obdobia umožňujúceho spoločnosti ZF overiť správnosť údajov, ako aj v prípade, že existuje právo na vymazanie a používateľ namiesto vymazania požaduje obmedzenie spracúvania, a tiež, keď už spoločnosť ZF nepotrebuje Vaše osobné údaje na jej účely spracúvania, Vy však údaje potrebujete na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, ako aj v tých situáciách, keď je úspešné uplatňovanie námietky sporné medzi spoločnosťou ZF a Vami.

Právo namietať

Spravidla máte právo kedykoľvek namietať z oprávnených dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov. Spoločnosť ZF už nebude spracúvať príslušné osobné údaje, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, resp. ak spracúvanie slúži na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Právo na prenos údajov

V prípade, ak je spracúvanie údajov založené na Vašom súhlase alebo podlieha Vašej zmluve, a ak sa takéto spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami, môžete žiadať (i) aby ste osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú, dostali v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, aby sa takéto osobné údaje mohli ďalej preniesť inému prevádzkovateľovi; alebo (ii) aby sa osobné údaje preniesli inému prevádzkovateľovi, pokiaľ je to technicky možné.

Spoločnosť ZF však môže takúto žiadosť odmietnuť, ak je príslušné spracúvanie nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo ak takáto žiadosť môže mať nepriaznivé dôsledky na práva a slobody iných.

Právo odvolať súhlas

Ak je spracúvanie Vašich osobných údajov založené na súhlase, máte právo kedykoľvek odvolať takýto súhlas bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.

Právo podať sťažnosť

Máte tiež právo podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu.

XI. Rôzne

Toto oznámenie nadobudne účinnosť 25. mája 2018 a bude sa vzťahovať na spoločnosť ZF.

Toto oznámenie môže byť občas revidované a zmenené. O všetkých zmenách budete vhodným spôsobom informovaní.